1. No usar la plantilla o la nemotecnia exigida
Cada contrato, interventoría o supervisión define su plantilla y la forma de nombrar los archivos. Un informe con buen contenido puede devolverse solo por venir en otro formato o con otro nombre.
Cómo evitarlo: pida por escrito la plantilla vigente y la regla de nemotecnia al inicio del contrato, y revíselas en cada entrega.
2. Cifras de avance que no coinciden
Si el informe dice un porcentaje de avance físico y la matriz de seguimiento o el cronograma dicen otro, la interventoría no puede validar ninguno de los dos.
Cómo evitarlo: defina una sola fuente de datos, por ejemplo la matriz, y copie las cifras desde ahí al informe al final, no al principio.
3. Actividades sin evidencia
Toda actividad reportada necesita un soporte: registro fotográfico, acta, lista de asistencia o documento. Una actividad sin evidencia se considera no ejecutada.
Cómo evitarlo: arme una tabla que relacione cada actividad con su evidencia y el número de anexo.
4. Fotos sin fecha, lugar ni descripción
Una foto suelta no demuestra cuándo ni dónde se hizo la actividad. Las fotos de otro período también generan observaciones.
Cómo evitarlo: use un registro fotográfico con fecha, ubicación y una descripción corta de lo que se ve.
5. Anexos incompletos o mal nombrados
Anexos mencionados en el informe que no se adjuntan, o archivos adjuntos que no se mencionan, obligan a la interventoría a pedir aclaraciones.
Cómo evitarlo: antes de enviar, compare la lista de anexos del informe con los archivos de la carpeta, uno por uno.
6. No reportar las modificaciones del contrato
Prórrogas, adiciones, suspensiones u otrosíes cambian plazos, valores y metas. Si el informe sigue con los datos iniciales, la información no cuadra.
Cómo evitarlo: mantenga una ficha del contrato actualizada con cada modificación y úsela como encabezado del informe.
7. Compromisos sin responsable ni fecha
Un compromiso que no dice quién lo hace ni para cuándo no se puede hacer seguimiento, y la interventoría lo marcará como incompleto.
Cómo evitarlo: escriba cada compromiso con tres datos: qué se hará, quién es el responsable y cuál es la fecha.
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